Como se preparar para uma renovação com a Oracle

A maioria das renovações com a Oracle é tratada como um evento de faturamento: chega uma cotação, alguém de compras questiona o aumento e o pedido é assinado perto do vencimento. Essa abordagem quase sempre deixa valor na mesa. Não porque a equipe de compras seja fraca, mas porque, quando a cotação chega, a maior parte das decisões que definem o resultado já foi tomada por omissão.

Este guia mostra como grandes empresas podem se preparar de outra forma e o que cabe a cada área: CIO, CFO, compras e jurídico.

O que exatamente está sendo renovado, e quando?

A primeira tarefa parece administrativa, mas é onde boa parte da renovação é ganha ou perdida. Os relacionamentos com a Oracle se acumulam ao longo dos anos: vários documentos de pedido, diversos identificadores de suporte (CSIs), assinaturas de nuvem, uma assinatura de Java e, talvez, um contrato de OCI firmado por outra unidade de negócio. Cada um pode ter vigência, data de renovação e exigências de aviso próprias.

Monte um registro único que mostre, para cada contrato:

• as entidades contratantes dos dois lados e o contrato-mestre aplicável;
• os produtos, métricas e quantidades licenciadas ou assinadas;
• a data de renovação e qualquer prazo de aviso por escrito;
• as proteções de preço em vigor, tetos ou congelamentos, e quando vencem;
• quem é o responsável pelo relacionamento e pelo orçamento dentro da sua organização.

Em assinaturas de SaaS e de nuvem, especialmente, o prazo de aviso do documento de pedido costuma importar mais do que a data de término. Perdê-lo pode limitar suas opções às condições de renovação que o documento já prevê.

Conhecemos nossa posição antes de a Oracle nos dizer qual é?

Uma cotação de renovação reflete a visão da Oracle sobre o seu ambiente. Antes de negociar, você precisa da sua: a que você tem direito pelos documentos de pedido, o que está de fato implantado e o que é realmente usado.

Essa linha de base cumpre três funções. Mostra onde licenças ou assinaturas já não são necessárias. Revela lacunas de conformidade que é melhor descobrir internamente do que em uma revisão iniciada pelo fornecedor. E dá aos seus negociadores fatos para trabalhar, em vez de impressões.

Muitas empresas compartilham dados de implantação com o time de conta logo no início, em nome da transparência. Vale fazer uma pausa antes. Informações oferecidas em conversas comerciais podem influenciar a forma como sua posição é avaliada. Decida internamente o que será compartilhado, quando e por meio de quem.

Podemos simplesmente cancelar as licenças que não usamos mais?

Às vezes, sim, mas reduções de suporte seguem regras específicas, e modelá-las antes de enviar qualquer aviso é essencial.

As Software Technical Support Policies da Oracle definem um conjunto de licenças (license set), que, de forma geral, abrange todas as licenças de um programa, incluindo suas opções e os programas que compartilham o mesmo código-fonte, e exigem níveis de serviço equivalentes (matching service levels): todas as licenças de um conjunto precisam ter o mesmo nível de suporte. Não é possível manter suporte em parte do conjunto e retirar do restante; o conjunto precisa ser reduzido com o encerramento das licenças que ficariam sem suporte.

As mesmas políticas descrevem também a precificação após uma redução. Quando um subconjunto de licenças de um pedido é encerrado, o suporte das licenças restantes pode ser recalculado pelo preço de lista vigente menos o desconto padrão aplicável, dentro de limites definidos na política. Se a compra original teve um desconto expressivo, a economia líquida de um encerramento parcial pode ser bem menor do que o esperado. A lição prática é simples: faça as contas com a política aplicável aos seus pedidos antes de enviar uma carta de encerramento.

Como o calendário fiscal da Oracle deve influenciar nosso cronograma?

Segundo seus registros na SEC, o ano fiscal da Oracle termina em 31 de maio, de modo que seus trimestres fiscais se encerram no fim de agosto, novembro, fevereiro e maio. É comum que fornecedores concentrem sua flexibilidade comercial perto do fechamento do trimestre e, sobretudo, do fechamento do ano.

Esse calendário pode jogar a seu favor ou contra você. Se a sua data de renovação cai logo após um fechamento de trimestre da Oracle e suas aprovações internas não estão prontas, a pressão é sua, não deles. Se o caso de negócio, o orçamento e o fluxo de aprovação estiverem resolvidos com antecedência, você pode escolher se vale a pena aproveitar determinado fechamento.

Um ritmo de preparação viável para uma renovação relevante:

1. Doze meses antes: montar o registro de contratos e confirmar os prazos de aviso.
2. Nove meses antes: concluir a linha de base de direitos e implantações.
3. Seis meses antes: alinhar objetivos internos, faixa de orçamento, posição de saída e aprovações.
4. Três meses antes: iniciar a conversa com a Oracle com uma posição clara e um único interlocutor.
5. Assinatura: conferir cada concessão no documento final antes de assinar.

Eventos maiores, como o fim de um contrato de licenças ilimitadas ou um compromisso de nuvem relevante, justificam começar antes.

O que a cotação deveria realmente mostrar?

Peça uma cotação de renovação detalhada linha a linha, separando:

• as taxas base de suporte ou assinatura para as quantidades existentes;
• o reajuste de renovação aplicado sobre elas;
• qualquer true-up por uso acima das quantidades licenciadas;
• produtos, serviços ou compromissos de nuvem novos.

Cotações agrupadas dificultam ver para onde vai o dinheiro e facilitam trocar um desconto visível em uma linha por um aumento invisível em outra.

No caso do suporte, a Technology Global Price List da Oracle explica que a renovação se baseia nas taxas pagas pelas mesmas licenças no ano anterior, acrescidas de uma taxa de reajuste inflacionário, e que um teto de suporte técnico válido previsto no seu contrato limita esse reajuste. Saber se a sua documentação tem um teto, e por quanto tempo, é uma das informações mais importantes antes de negociar.

Negociamos primeiro o preço ou a estrutura?

Primeiro a estrutura. Um desconto pontual na renovação deste ano é fácil de conceder, porque desaparece no ano seguinte. Termos por escrito que moldam todos os anos futuros são mais difíceis de o fornecedor conceder e mais valiosos de manter.

Exemplos de proteções estruturais que vale a pena discutir:

• um teto para os reajustes anuais de suporte ou assinatura, escrito no documento de pedido;
• congelamento de preços para licenças ou usuários adicionais por um período definido;
• o direito de reduzir quantidades ou módulos na renovação sem perder o preço unitário;
• clareza sobre qual versão das políticas da Oracle se aplica ao pedido;
• a definição das entidades legais cobertas, incluindo aquisições e desinvestimentos.

Resolva esses pontos primeiro e só então discuta o preço.

Quem deve falar com a Oracle?

Um responsável designado, apoiado por uma equipe interna enxuta. Os times de conta da Oracle são hábeis e bem coordenados; mensagens desencontradas entre TI, compras e unidades de negócio enfraquecem sua posição. A equipe técnica é essencial para construir a linha de base, mas deve ser orientada sobre o que está e o que não está em discussão nas reuniões com o fornecedor, principalmente em relação a roadmaps e planos futuros.

Implicações práticas

• Para o CIO: patrocinar a linha de base e manter as discussões de arquitetura e roadmap dentro do plano de negociação.
• Para o CFO: ser dono da faixa de orçamento e da posição de saída, e modelar o custo de vários anos em vez do preço do primeiro ano.
• Para compras: controlar o cronograma, o canal e a cotação linha a linha.
• Para o jurídico: revisar definições de entidades, tetos, referências a políticas e como os novos documentos interagem com os contratos existentes.

Empresas latino-americanas também devem orçar os efeitos de câmbio e de tributos. Contratos com a Oracle na região são frequentemente cotados em dólares americanos, enquanto os orçamentos são definidos em moeda local, e retenções sobre pagamentos internacionais de software e serviços podem alterar o custo real de um pedido. Defina cedo com seus assessores tributários se os preços são cotados brutos ou líquidos de retenções (gross-up) e como o câmbio será tratado em compromissos plurianuais.

Checklist prático

Armadilhas comuns

• Começar quando a cotação chega. A essa altura, o cronograma favorece o fornecedor.
• Encerramentos parciais de suporte sem modelagem. O recálculo de preços pode absorver a maior parte da economia esperada.
• Trocar um teto por um desconto. O teto se acumula a seu favor; o desconto, em geral, não.
• Aceitar um pedido consolidado sem verificar o que ele substitui. Um novo documento pode eliminar silenciosamente proteções negociadas há anos.
• Deixar a renovação absorver temas não relacionados. Achados de auditoria ou compromissos de nuvem embutidos em uma renovação são difíceis de desfazer depois.

Perguntas frequentes